Informativa privacy (o privacy policy): cos’è e quando è obbligatoria?

Nel mondo digitale, dove ogni click, ogni acquisto e ogni interazione online lascia una traccia, la privacy dei dati è un argomento centrale. Ma cosa significa esattamente e, soprattutto, perché è essenziale per le aziende?

Al centro di tutto c’è l’informativa privacy, un documento che spesso viene percepito come una mera formalità burocratica. In realtà, è molto di più: è una comunicazione rivolta all’interessato (cioè la persona a cui si riferiscono i dati) per informarlo su cosa succederà ai suoi dati personali. Inoltre, è la dichiarazione di intenti verso i clienti e un pilastro fondamentale per la conformità legale.

Un’informativa privacy (o privacy policy) è un documento legale fondamentale che descrive in modo trasparente come un’organizzazione (un’azienda, un sito web, un’app, un ente pubblico, ecc.) raccoglie, utilizza, divulga, gestisce e protegge i dati personali degli individui.

A cosa serve un’informativa privacy?

L’informativa privacy non è solo una buona pratica, ma un obbligo legale imposto da normative rigorose come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) in Europa. La sua importanza si articola su diversi fronti:

• Trasparenza e Fiducia: offre chiarezza agli utenti, permettendo loro di capire esattamente come i loro dati vengono trattati. Questa trasparenza costruisce fiducia, un asset inestimabile per qualsiasi business.
• Consapevolezza dell’Utente: dà ai tuoi clienti il potere di prendere decisioni informate sulla condivisione dei loro dati. Se si sentono sicuri e informati, saranno più propensi a interagire con la tua attività.
• Conformità Legale e Sanzioni: non avere un’informativa privacy adeguata, o non rispettarne i principi, espone la tua azienda a rischi significativi, incluse sanzioni salate. Il GDPR, ad esempio, prevede multe che possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale. Ma le conseguenze vanno ben oltre il mero aspetto economico: una violazione della privacy può ledere gravemente la reputazione della tua azienda, minare la fiducia dei clienti o pazienti e generare complessi processi di gestione e ripristino dei dati, con impatti a lungo termine sul business.

Cosa deve contenere un’informativa privacy (secondo il GDPR Art. 13 e 14)?

Per essere a norma, un’informativa privacy deve essere completa e dettagliata. Tra gli elementi chiave che non possono mancare, troviamo:

• Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento: chi è l’organizzazione o la persona responsabile del trattamento dei dati.
• Dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): se nominato, i contatti del DPO.
• Finalità del trattamento: per quali scopi vengono raccolti e utilizzati i dati (es. fornire un servizio, inviare newsletter, analizzare il traffico del sito, marketing).
• Base giuridica del trattamento: su quale base legale si fonda il trattamento dei dati (es. consenso dell’interessato, esecuzione di un contratto, obbligo legale, legittimo interesse).
• Categorie di dati personali trattati: quali tipi di dati vengono raccolti (es. nome, cognome, indirizzo email, dati di navigazione, dati sensibili).
• Destinatari o categorie di destinatari dei dati: a chi potrebbero essere comunicati i dati (es. fornitori di servizi, partner commerciali, autorità pubbliche).
• Trasferimento di dati a paesi terzi: se i dati vengono trasferiti al di fuori dell’Unione Europea e quali garanzie sono adottate per proteggerli.
• Periodo di conservazione dei dati: per quanto tempo i dati saranno conservati.
• Diritti dell’interessato: Quali diritti possono esercitare gli utenti sui propri dati (es. diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità dei dati, revoca del consenso, diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo).
• Esistenza di un processo decisionale automatizzato, inclusa la profilazione: se il trattamento include decisioni basate unicamente su processi automatizzati e le relative conseguenze per l’interessato.
• Fonte dei dati personali: se i dati non sono stati raccolti direttamente dall’interessato.

Quando è necessaria?

L’informativa privacy è necessaria ogni volta che vengono raccolti e trattati dati personali di persone fisiche. Questo include, ad esempio:

• Siti web e app (anche solo per l’uso di cookie o la raccolta di indirizzi IP)
• Moduli di contatto o registrazione online
• Acquisti online
• Iscrizione a newsletter
• Utilizzo di servizi che richiedono l’inserimento di dati personali
• Qualsiasi attività commerciale o non commerciale che implichi la gestione di informazioni relative a individui identificati o identificabili

Focus: Dati Sensibili e Sanità

Per le strutture sanitarie – dagli studi medici ai poliambulatori, cliniche private e ospedali – l’importanza dell’informativa privacy è amplificata dalla natura dei dati trattati: i dati relativi alla salute. Questi sono considerati categorie particolari di dati personali e godono di una protezione speciale e più stringente secondo il GDPR.

Ogni informazione sulla salute di una persona (diagnosi, terapie, cartelle cliniche, esami, anamnesi, ecc.) è estremamente delicata e la sua gestione richiede la massima attenzione. Per questo, le informative privacy nel settore sanitario devono essere ancora più dettagliate e precise, specificando chiaramente:

• Le basi giuridiche specifiche per il trattamento dei dati sanitari (spesso il consenso esplicito dell’interessato o motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica).
• Le misure di sicurezza adottate per proteggere dati così sensibili da accessi non autorizzati o violazioni.
• I soggetti autorizzati al trattamento di tali dati (es. medici, infermieri, personale amministrativo strettamente necessario).
• Le finalità del trattamento, che devono essere strettamente legate all’erogazione di prestazioni sanitarie e servizi correlati.

Una violazione della privacy in ambito sanitario non solo comporta pesanti sanzioni, ma può gravemente compromettere la fiducia dei pazienti e la reputazione della struttura.

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Risorse utili:

Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR):

• Sito del Garante Privacy italiano (versione consolidata e commentata): https://www.garanteprivacy.it/regolamentoue
• Sito EUR-Lex (versione ufficiale multilingue dell’UE): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj

Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, “Codice Privacy”):

• Sito del Garante Privacy (sezione Codice Privacy): https://www.garanteprivacy.it/codice
• Sito della Gazzetta Ufficiale: https://www.gazzettaufficiale.it/anteprima/codici/datiPersonali

Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Italia):

• homepage: https://www.garanteprivacy.it/
• sezione normativa: https://www.garanteprivacy.it/home/provvedimenti-normativa/normativa