OBBLIGO DI CONTROLLO DEL GREEN PASS PER ACCEDERE AI LUOGHI DI LAVORO: COSA C’È DA FARE PER TUTELARE LA PRIVACY DEL PERSONALE

Il controllo del Green pass all’ingresso dei luoghi di lavoro è diventata una realtà con cui abbiamo imparato a convivere da venerdì’ 15 ottobre, ma siamo certi di aver organizzato i controlli in modo tale da rispettare la privacy del personale? Facciamo il punto della situazione, a distanza di una settimana dall’entrata in vigore del nuovo obbligo.

Cosa prescrive il Garante in materia di Green Pass

Il Garante per la protezione dei dati personali è stato chiamato ad esprimersi sulle modalità da applicare per far sì che i controlli sul green pass avvengano senza violare la riservatezza di dipendenti e collaboratori; in particolare gli adempimenti, dal punto di vista documentale, consistono nell’informativa da fornire al personale e nella designazione, tramite nomina formale, del soggetto (soggetti) che materialmente si occuperanno della verifica della validità del certificato.

• Informativa

Il Garante ha prescritto che il personale venga adeguatamente informato circa il trattamento di dati personali oggetto del controllo del green pass; a riguardo va precisato che non si tratta del medesimo obbligo di informativa che caratterizza un trattamento dati personali eseguito abitualmente dal Titolare (società, struttura sanitaria…) poiché in questo caso obbligatorietà del controllo e  modalità dello stesso sono dettate da un Decreto Governativo, alla cui conoscenza è tenuto anche il personale sottoposto al controllo.

Tuttavia, è sempre buona prassi far precedere ogni trattamento di dati personali, seppur minimo, da un’adeguata informazione fornita agli interessati.

• Designazione del soggetto che controllerà tramite atto formale

Il Decreto-legge n. 127/2021 fa esplicito riferimento alla necessità di prevedere l’individuazione, tramite atto formale, di colui (o coloro) che provvederà al controllo della certificazione verde.

Tale atto formale può consistere in una “designazione per specifici compiti e funzioni”, figura introdotta dall’art 2-quaterdecies del decreto legislativo 101/2018, che prevede il potere di Titolare e Responsabile di delegare compiti e funzioni a persone fisiche che operano sotto la loro autorità e che, a tal fine, dovranno essere espressamente designati.

In tal caso il personale sarà designato al controllo del green pass, da effettuare unicamente tramite app Verifica c-19, e all’eventuale acquisizione di una certificazione alternativa, nel caso in cui si sia dispensati dall’obbligo di green pass.

No a registri e ad elenchi dei soggetti controllati

Il Garante ha negato la possibilità che venga registrato e archiviato dal Titolare qualsiasi tipo di dato relativo al controllo del green pass.

Non sarà possibile quindi tenere un registro che riporti i risultati del controllo e neppure un elenco con le persone controllate nel corso della singola giornata.

Il trattamento si dovrà limitare alla semplice presa visione di quanto risulterà dalla verifica tramite app (dati anagrafici dell’interessato e conferma o meno della validità del certificato).

Come si potrebbero svolgere i controlli

Uno degli interrogativi che ci si è posti maggiormente in questa prima settimana di vigenza dell’obbligo è quello relativo alle modalità con le quali potranno essere svolti i controlli. I dubbi nascono dalla considerazione che, non avendo i datori di lavoro la possibilità di registrare alcun dato risulterebbe complicato dare evidenza di aver effettuato i controlli.

Pur non avendo al momento una prassi consolidata rispetto alle modalità di effettuazione dei controlli possiamo ipotizzare come gli stessi potrebbero avvenire.

Partiamo dal presupposto che non potendo registrare il dato non potrà di conseguenza essere chiesto alcun documento che attesti l’avvenuto controllo.

Un’ispezione in azienda o struttura potrebbe avvenire, ad esempio, in orario di ingresso del personale e consistere in un secondo controllo da parte dell’Autorità su coloro che fossero presenti all’interno dei locali.

Certamente potranno essere oggetto di controllo il documento di designazione per il personale che effettuerà il controllo e l’informativa estesa a dipendenti e collaboratori.

Conclusioni

L’obbligo di verifica del green pass per accedere ai luoghi di lavoro è in vigore da una settimana, ma continua a suscitare dubbi e incertezze da parte dei datori di lavoro e del personale sottoposto a verifica.

É importante per tale ragione assicurarsi dai aver implementato quanto previsto dal Decreto-legge n. 127/2021 in materia di controllo, avendo sempre in debita considerazione la necessità di non violare la privacy del personale.