Obbligo di informazione: la comunicazione della la sicurezza sul lavoro è strategica

La sicurezza sul lavoro in Italia non è solo una questione di conformità, ma una vera e propria strategia. Con il Decreto Legislativo 81/08, caposaldo della sicurezza, il legislatore promuove un “modello collaborativo” che riconosce la sicurezza come un obiettivo condiviso tra datore di lavoro, dirigenti, preposti e lavoratori stessi. L’efficacia di questo sistema dipende dalla sinergia tra tutti gli attori.

All’interno di questo quadro, l’adempimento dell’obbligo di informazione verso i dipendenti (Art. 36 D.Lgs. 81/08) rappresenta un pilastro fondamentale, non solo per la conformità legale, ma anche per la costruzione di una solida cultura della sicurezza aziendale.

Un ambiente di lavoro sicuro e conforme alla normativa non solo protegge i dipendenti, ma genera benefici significativi:

• Aumento della produttività e del morale: si riducono le distrazioni e lo stress, migliorando la concentrazione e il coinvolgimento dei lavoratori. Questo si traduce in una maggiore efficienza operativa e in una forza lavoro più stabile.  
• Riduzione dei costi: meno infortuni significano meno assenze, una riduzione dei costi assicurativi e una minore necessità di spese per la selezione e la formazione di nuovo personale.
• Vantaggio competitivo: un’azienda che dimostra un forte impegno nella sicurezza migliora la propria reputazione sul mercato e si presenta come un datore di lavoro attrattivo e un partner affidabile.  

La capacità di tradurre contenuti tecnici e normativi in messaggi chiari, accessibili e coinvolgenti è essenziale per garantire che l’informazione fornita sia “adeguata” e “facilmente comprensibile” per tutti i lavoratori, come richiesto dalla normativa stessa.

• Chiarire i ruoli, le competenze e le interazioni degli interlocutori preposti alla sicurezza (RSPP, RLS).
• Identificare la documentazione necessaria per adempiere agli obblighi informativi e valutarne la rilevanza.
• Fornire strumenti pratici affinché i lavoratori accedano facilmente a tale documentazione.

Le figure chiave della sicurezza: un’analisi dei ruoli e delle interazioni

Per navigare nel complesso mondo della sicurezza aziendale e adempiere all’obbligo di informazione, è fondamentale conoscere a fondo i ruoli chiave definiti dal D.Lgs. 81/08. In particolare, oltre il Datore di lavoro, due figure emergono per la loro importanza nel processo di gestione della documentazione e dell’informazione: il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) e il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Vediamo come la loro interazione, se ben gestita, può semplificare il lavoro e rafforzare la cultura aziendale.

L’obbligo di informazione per il datore di lavoro

La figura del Datore di Lavoro è la colonna portante del sistema di sicurezza aziendale, con responsabilità precise e non delegabili, sancite dalla legge. Oltre all’obbligo di informare e formare i dipendenti, la normativa italiana, in particolare il D.Lgs. 81/08, impone una serie di adempimenti fondamentali a suo carico:  

• Valutazione dei rischi: Il datore di lavoro deve effettuare una valutazione completa di tutti i rischi presenti in azienda e redigere il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), un piano che non solo individua i pericoli, ma definisce anche le misure di prevenzione e protezione da adottare.  
• Nomina delle figure chiave: Spetta al datore di lavoro nominare il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) e, se previsto dalla legge, il Medico Competente. Solo in alcuni casi specifici, il datore di lavoro può assumere direttamente il ruolo di RSPP, a condizione di aver seguito un apposito percorso formativo.  
• Sorveglianza sanitaria e DPI: È obbligatorio sottoporre i lavoratori alla sorveglianza sanitaria, ove necessario, e fornire i Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) adeguati, oltre a vigilare sul loro corretto utilizzo.  

Il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP)

Il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) è una figura di responsabilità tecnica nominata dal Datore di Lavoro. Il suo ruolo è di natura consultiva e operativa e si configura come il “braccio destro” del Datore di Lavoro per tutto ciò che concerne la sicurezza. I suoi compiti sono molteplici: dalla partecipazione alla valutazione dei rischi e alla stesura del DVR, all’organizzazione della formazione e alla distribuzione dei DPI. Il RSPP è il punto di riferimento per ogni aspetto tecnico della documentazione.

L’interazione tra  RSPP e chi si occupa della diffusione/comunicazione della documentazione sulla sicurezza sul lavoro è, pertanto, di carattere squisitamente tecnico-operativo nella fase di assolvimento dell’obbligo di informazione.

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS)

A differenza del RSPP, il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) è eletto o designato dai lavoratori stessi per tutelarne gli interessi in materia di salute e sicurezza. I suoi diritti, sanciti dal D.Lgs. 81/08, includono l’accesso alla documentazione e la consultazione preventiva su ogni decisione che impatta la sicurezza in azienda. Un’interazione fluida con l’RLS non è un semplice adempimento, ma un atto di trasparenza che rafforza la fiducia e la collaborazione, valori che la nostra azienda promuove attivamente con le proprie soluzioni.

La documentazione essenziale: contenuti e rilevanza per l’informazione ai lavoratori

Comprendere quali documenti sono cruciali è una risorsa strategica. Il fulcro di questa operazione è il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), un vero e proprio “manuale di sicurezza” che, se ben comunicato, può salvare vite e proteggere l’azienda.

Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR)

Il DVR è il documento cardine della sicurezza aziendale. È obbligatorio per tutte le aziende che abbiano almeno un dipendente e deve essere redatto entro 90 giorni dall’inizio dell’attività o immediatamente in caso di nuova assunzione. Contiene la valutazione di tutti i rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori e le misure di prevenzione e protezione adottate.  

Le sezioni di maggiore rilevanza per la comunicazione ai dipendenti sono:

• Elenco dei rischi e relativa valutazione per mansione: l’identificazione chiara dei pericoli specifici a cui ogni lavoratore è esposto in base alla propria attività lavorativa.  
• Misure di prevenzione e protezione: la descrizione delle misure adottate dall’azienda, sia a livello collettivo che individuale (ad esempio, l’elenco dei Dispositivi di Protezione Individuale – DPI – forniti e il loro corretto utilizzo).  
• Programma degli interventi migliorativi: il piano prospettico di tutte le azioni e gli interventi necessari per migliorare continuamente i livelli di sicurezza.  
• Organigramma della sicurezza: i nominativi e i contatti delle figure di riferimento (RSPP, Medico Competente, RLS, addetti alle emergenze) che i dipendenti possono contattare in caso di necessità.  

Altri documenti e attestati rilevanti

• Attestati di formazione: la documentazione che certifica la formazione e l’informazione fornita a tutti i dipendenti.  
• Nomina delle figure chiave: gli atti formali di nomina di RSPP, RLS e Medico Competente, che ne attestano i requisiti e i poteri.  
• Verbali delle riunioni periodiche: i verbali che documentano le discussioni, le proposte e le decisioni prese in materia di sicurezza in occasione delle riunioni annuali.  

Rischi dell’inadempienza nell’obbligo di informazione: costi legali ed economici

La mancata osservanza degli obblighi di informazione e formazione non è priva di conseguenze e può esporre il datore di lavoro a rischi legali significativi. Il D.Lgs. 81/08 prevede un sistema di sanzioni amministrative e penali a carico del datore di lavoro, che possono tradursi in pesanti ammende o, nei casi più gravi, persino nell’arresto.

È inoltre fondamentale sapere che, in caso di violazioni nell’obbligo di informazione che riguardano più di cinque lavoratori, gli importi delle sanzioni possono raddoppiare, e se la violazione si estende a più di dieci lavoratori, gli importi possono addirittura triplicare.

Risorse utili:

• Decreto Legislativo 81/2008 (Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro) https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2008;81
• Ministero del Lavoro, Sezione dedicata alla Sicurezza sul Lavoro: https://www.lavoro.gov.it/temi-e-priorita/salute-e-sicurezza/focus-on/sistema-prevenzione/pagine/default