DPO: chi è e cosa fa il Responsabile della Protezione dei Dati?

Il Data Protection Officer ha il compito di garantire una gestione sicura e protetta dei dati sensibili di un’azienda.

Il DPO, acronimo di Data Protection Officer o Responsabile della Protezione dei Dati, è una figura fondamentale introdotta dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Regolamento (UE) 2016/679, anche GDPR).

Nell’ambito della protezione dei dati personali, il Data Protection Officer o Responsabile della Protezione dei Dati, è una figura chiave nella gestione della privacy aziendale. Il DPO ha la responsabilità di assicurare la protezione dei dati sensibili di qualsiasi organizzazione ed il suo ambito di attività spazia dalla consulenza alla vigilanza.

La nomina

La figura del Responsabile per la Protezione dei Dati (RPD) è stata introdotta dal nuovo Regolamento Europeo in materia di Protezione dei Dati Personali (art. 37 GDPR).

L’atto di nomina formale è affidato al Titolare del Trattamento (TdT) o al Responsabile del Trattamento (RdT), che hanno anche l’onere di comunicare tempestivamente i dettagli del nominativo all’Autorità di Controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali). La comunicazione avviene tramite una procedura online che consente un facile accesso ai contatti del DPO da parte delle autorità interessate.

La nomina del DPO non è sempre obbligatoria, l’articolo 37 del GDPR, prevede tre casi specifici:

• autorità pubbliche ed organismi pubblici , ad eccezione delle autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali;
• organizzazioni che effettuano un monitoraggio sistematico e regolare di persone su larga scala (come ad es. piattaforme digitali o banche)
• per aziende che trattano dati sensibili su larga scala, come ad esempio gli ospedali

È fortemente raccomandata dall’Autorità di Controllo una valutazione documentata in merito all’obbligo o meno di nomina del DPO. In caso di mancata nomina obbligatoria è prevista l’applicazione di una sanzione amministrativa fino a 10 milioni di euro (o al 2% del fatturato annuo).

Quali requisiti deve possedere il DPO?

Secondo la normativa GDPR il DPO non deve possedere requisiti formali ma la natura del ruolo richiede competenze e conoscenze professionali approfondite, nello specifico:

• conoscenza solida delle normative privacy e del GDPR
• capacità tecniche relative ai sistemi di trattamento dei dati
• avere una buona conoscenza della terminologia IT (Information Technology)

Queste competenze possono essere acquisite tramite la frequentazione di corsi specifici che preparano i professionisti a ricoprire questo ruolo.

Una caratteristica importante che deve posseder il DPO è la capacità di lavorare in modo autonomo e imparziale, senza subire le influenze e pressioni interne all’organizzazione.

Cosa fa il DPO?

Nell’art. 39 del Regolamento GDPR sono individuati i compiti che deve svolgere il DPO, tra questi troviamo:

• informare e consigliare il titolare o il responsabile del trattamento ed i dipendenti, sugli obblighi previsti dalle norme in materia di GDPR
• verificare se le norme vengono attuate e che le politiche aziendali in materia di protezione dei dati siano applicate correttamente
• se richiesto, fornire pareri ed assistere il titolare in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliare i relativi adempimenti
• assicurarsi che i dipendenti che partecipano ai trattamenti dei dati e alle attività di controllo siano formati adeguatamente sulla protezione dei dati
• consultare e cooperare con l’Autorità di Controllo
• fungere da punto di contatto tra l’Autorità di Controllo e gli interessati al trattamento dei dati interni all’azienda, in riferimento a in problematiche connessa ai loro dati o all’esercizio dei loro diritti

Quali obblighi hanno il Titolare o Responsabile del Trattamento verso il DPO?

Il TdT o l’RdT devono sottostare ad una serie di obblighi nei confronti del DPO. Eccoli ne dettaglio:

• mostrare supporto al DPO nell’espletamento della sua funzione
• fornire risorse necessarie per l’esecuzione dei suoi compiti
• consentire l’accesso ai dati, alle operazioni di trattamento ed ai livelli manageriali più alti dell’azienda
• lasciar svolgere i suoi compiti in piena autonomia ed indipendenza
• non penalizzare o licenziare il DPO per l’esecuzione del suo lavoro

L’importanza della protezione dei dati

Col Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Regolamento (UE) 2016/679) si passa da una visione proprietaria del dato, che non prevede l’utilizzo dei dati senza il consenso, ad una visione di controllo del dato, la quale ne incentiva la libera circolazione, dando maggiore importanza ai diritti dell’interessato. Tra i quali rientrano sicuramente il diritto alla destinazione ed alla modalità di utilizzo dei suoi dati, per tutelarsi dai rischi derivanti da un trattamento non idoneo.

Nell’era digitale la tutela dei dati personali è diventata di particolare importanza, in quanto gli individui navigano sui siti web ed aumenta sempre di più la percentuale di acquisti di servizi e prodotti online.

Da questo andamento scaturisce la necessità di tutela del trattamento dei dati personali e sensibili degli utenti e delle organizzazioni.

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Risorse utili:

• Articolo 37 – EU RGPD “Designazione del responsabile della protezione dei dati” https://www.privacy-regulation.eu/it/37.htm
• Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) https://gdpr-text.com/it/
• Garante Per La Protezione dei Dati Personali https://www.garanteprivacy.it/home
• Atto di designazione del Responsabile della Protezione dei Dati https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/7322273
• European Data Protection Supervisor https://www.edps.europa.eu/_en
• Sito ufficiale dell’Unione Europea https://european-union.europa.eu/index_en