Sequestro cartella clinica. Cosa cambia per CRRC e Risk Management
La gestione della documentazione sanitaria rappresenta da sempre uno dei nodi più complessi per le direzioni delle strutture sanitarie e sociosanitarie, soprattutto quando entrano in gioco procedimenti giudiziari. A tracciare una linea di indirizzo chiara e operativa interviene la Regione Lazio con la nota prot. n. 0495748 del 12 maggio 2026, avente ad oggetto le modalità di rilascio della documentazione al Centro Regionale Rischio Clinico (CRRC).
La nota si inserisce nel solco delle attività previste dall’Art. 16 della Legge Gelli-Bianco e affronta una questione particolarmente delicata: l’obbligo di trasmissione dei dati e dei documenti al CRRC anche nei casi in cui la documentazione sanitaria sia stata sottoposta a sequestro da parte dell’Autorità Giudiziaria.
Il contesto normativo: l’integrazione tra Risk Management e Autorità Giudiziaria
Fino ad oggi, la presenza di un provvedimento di sequestro giudiziario ha spesso indotto le strutture a sospendere qualsiasi flusso documentale esterno relativo al caso in esame, per timore di violare i sigilli o i doveri di custodia.
La nota della Regione Lazio chiarisce tuttavia che il sequestro giudiziario non esclude, né sospende automaticamente la possibilità e in determinati casi il dovere, di trasmettere la documentazione sanitaria al Centro Regionale Rischio Clinico.
Il principio si fonda sulla diversa finalità perseguita dai soggetti coinvolti:
- l’Autorità Giudiziaria opera per l’accertamento di eventuali responsabilità civili o penali;
- il CRRC svolge attività di studio, prevenzione, audit clinico e miglioramento della sicurezza delle cure;
- le strutture sanitarie sono tenute a collaborare con gli organismi regionali competenti in materia di gestione del rischio clinico e monitoraggio degli eventi avversi.
L’Art. 16 della Legge 24/2017 prevede infatti che le attività di gestione del rischio clinico e sicurezza delle cure costituiscano parte integrante del governo clinico delle strutture sanitarie.
Nella pratica, ciò significa che la struttura deve attivarsi, anche tramite interlocuzione con custodi giudiziari o mediante estrazione di copie conformi, ove consentito, per evitare l’interruzione dei flussi informativi e delle attività di analisi del rischio.
L’impatto sui processi organizzativi interni e sul CVS
Questo chiarimento regionale incide direttamente sui processi interni di gestione dei sinistri e degli eventi avversi, con particolare riferimento a:
Flussi documentali in presenza di contenzioso
Le aziende sanitarie dovranno aggiornare procedure e istruzioni operative per definire chi gestisce le richieste del CRRC; come tracciare le comunicazioni e quali modalità utilizzare in presenza di documentazione sequestrata.
Audit clinici e Root Cause Analysis (RCA)
L’attività di Risk Management non può essere sospesa in attesa dei tempi dell’accertamento giudiziario. L’analisi dell’evento avverso deve procedere parallelamente, al fine di prevenire eventi analoghi; individuare eventuali criticità organizzative e implementare azioni correttive tempestive a tutela della sicurezza dei pazienti. Nella pratica operativa, il blocco dei flussi verso il CRRC dopo il sequestro della cartella clinica rappresenta una delle criticità più frequenti nelle attività di audit e RCA, con il rischio di rallentare l’adozione di misure preventive.
Il ruolo del Comitato Valutazione Sinistri (CVS)
Alla luce della recente conclusione del regime transitorio previsto dal DM 232/2023, avvenuta il 16 marzo 2026, il Comitato Valutazione Sinistri assume un ruolo centrale nel monitoraggio dei flussi documentali e nella tracciabilità delle decisioni assunte dalla struttura.
Il CVS è chiamato a garantire coerenza tra attività di gestione del rischio; rapporti istituzionali con il CRRC; strategia difensiva della struttura sanitaria e conservazione e disponibilità della documentazione clinica.
Un obbligo di collaborazione, ma anche un’opportunità organizzativa
L’allineamento alle indicazioni della nota regionale del 12/05/2026 non rappresenta soltanto un adempimento formale, ma può diventare un’opportunità per ridurre il rischio di non-compliance nei confronti degli organismi regionali; migliorare la tempestività delle analisi interne; rafforzare la governance clinica e implementare azioni correttive senza attendere l’esito dei procedimenti giudiziari.
Al contrario, il mancato invio della documentazione basato esclusivamente sull’esistenza del sequestro potrebbe esporre la struttura a criticità nei rapporti istituzionali e nell’ambito dei requisiti organizzativi legati alla sicurezza delle cure.
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Un approccio multidimensionale è infatti indispensabile per garantire la massima efficacia:
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Informatizzazione
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Consulenza
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l’informatizzazione dei processi, nel settore sanitario e, nello specifico, nella gestione dei sistemi, risulta ormai essere una componente fondamentale per la buona riuscita di ogni sistema.
H.I.T. Health Information Technology S.r.l. ha sviluppato la piattaforma EOS Moduli dedicata a tutto questo. Inoltre, all’interno della piattaforma, sono previsti due Moduli specifici per il Rischio Clinico: GRC (Gestione del Rischio Clinico) e CVS (Comitato Valutazione Sinistri).
I due moduli intercettano le richieste normative e aiutano le strutture sanitarie nell’assolvimento dei relativi obblighi.
Formazione
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