Internal audit: scopo e funzione per la ISO 9001:2015 e per l’accreditamento istituzionale con il Servizio Sanitario Nazionale

La normativa ISO 9001:2015, in relazione al tema in oggetto, dispone quanto segue:

“L’organizzazione deve condurre, a intervalli pianificati, audit interni allo scopo di fornire informazioni per accertare se il sistema per la qualità: 

– è conforme ai

• requisiti propri dell’organizzazione relativi al suo sistema di gestione della qualità;
• requisiti della presente norma internazionale

– è efficacemente attuato e mantenuto.”

L’Audit è, quindi, il mezzo attraverso il quale la Direzione, nella figura del Responsabile della qualità ed insieme ai professionisti intervistati, periodicamente osserva come l’Azienda applichi al suo interno i processi codificati nel manuale, procedure o istruzioni tecniche e se questi siano attuati in modo efficace ed efficiente e verificando, soprattutto, se il personale sia consapevole e formato sulle mansioni che svolge.

È opportuno sottolineare che l’evidenziazione di una criticità durante l’incontro non deve essere considerata negativamente, ma anzi come uno spunto di miglioramento da cui partire con un processo virtuoso.  La mancata segnalazione di possibili rischi, di vario genere e natura, infatti, non permette di comprendere a fondo quali siano le sacche di inefficienza presenti all’interno e queste potrebbero determinare, a catena, ulteriori imprevisti durante l’espletamento del lavoro quotidiano.

Una volta chiarito cosa si intende per internal audit occorre valutarne la relativa efficacia.

Non è sufficiente, infatti, che un sistema di gestione, inteso nella sua interezza, sia stato analizzato e valutato come conforme, ma occorre che questo sia anche efficace e ciò si verifica allorquando lo stesso generi un utile insieme agli obiettivi che la stessa azienda si prefissa.

Al contrario si può registrare, in sede di audit, un sistema di gestione conforme ma allo stesso tempo inefficace, in quanto statico o comunque non produttivo di un valore aggiunto all’interno di un’organizzazione.

Il mezzo attraverso il quale si può, ad esempio, indagare l’efficienza o meno del Sistema è l’analisi degli indicatori di processo a cui è opportuno prestare particolare attenzione durante la verifica.

Questi possono essere definiti come dei valori, oggettivamente misurabili, che permettono di evidenziare quanto efficacemente un’organizzazione stia raggiungendo, o abbia raggiunto, gli obiettivi che si è fissata e, di conseguenza, analizzarne il “successo” complessivo.

Una struttura sanitaria deve possedere indicatori specifici per l’organizzazione e direttamente collegati con gli obiettivi strategici, con la mission e la vision aziendale.

L’audit nell’accreditamento

Le strutture sanitarie che, oltre all’attività privata, svolgono il proprio esercizio in accreditamento con il Sistema Sanitario Nazionale possono utilizzare tale strumento per poter rispondere, complessivamente, a tutte le fasi 3 di ogni singolo criterio poiché, a seconda del caso specifico che si intende prendere in esame, è necessario che l’organizzazione presenti evidenze circa il periodico monitoraggio e controllo del punto oggetto di analisi.

A tal proposito è opportuno che oltre al settore qualità vengano prese in esame tutte le aree principali, quali:

• Privacy (ad opera del DPO)
• Settore clinico (Direzione Sanitaria in accordo con i Direttori Tecnici)
• Sicurezza (ad opera del RSPP o del consulente specializzato)

Conclusione

Alla luce di quanto illustrato occorre, dunque, che le parti interessate effettuino un cambio di passo e di prospettiva sull’utilizzo degli Audit che devono essere considerati come un’opportunità a tutela dell’azienda che permette di fronteggiare possibili rischi di vario genere e natura.